FUNKTIONEN

Der Dienstplan

Die Dienstplanerstellung mit Timeos ist super einfach.
Definiere einfach Deine Arbeitsbereiche wie z.B. (Küche, Service, Backoffice etc.). und weise die entsprechenden Mitarbeiter zu.

Unterschiedliche Dienste mit unterschiedlichen Zeiten (wie z.B. Früh von 08-12 Uhr oder Spät 14-22 Uhr) lassen sich ebenfalls ganz einfach abbilden.

Mit einem Klick kopierst Du den Dienstplan in die nächste Woche.

Die Übersichten

Unterschiedliche Übersichten helfen Dir bei der Erstellung des Dienstplanes.

Timeos bietet eine Vielzahl an Darstellungen wie z.B:

  • Wochenansicht
  • Ansicht nach Arbeitsbereich
  • Abteilungskalender mit Dienstübersicht
  • Jahreskalender des Mitarbeiters

Standorte

Unterschiedliche Standorte benötigen unterschiedliche Dienste und Arbeitsbereiche. Bilde mit wenigen Klicks Deine komplette Unternehmsstruktur mit Standorten und Abteilungen ab.

Berechtigungen

Für Deine Mitarbeiter kannst Du unterschiedliche Zugriffsberechtigungen (Wer hat auf welche Abteilung Zugriff?) erstellen. Ebenso kannst Du so steuern wer auf welchen Programmteil Zugriff hat (z.B. Dienstplan, Urlaub oder Auswertungen).

Damit die Bearbeitung der Zugriffe noch einfacher ist und Du nicht für jeden Mitarbeiter die Berechtigungen einzeln erfassen musst, kannst Du Benutzergruppen (z.B. Abteilungsleiter, Assistent) anlegen.

Mitarbeiter zuweisen

Timeos ist bei der Einteilung der Dienste absolut flexibel.

Ziehe einfach einen Mitarbeiter mit der Maus aus der Mitarbeiterliste in den entsprechenden Dienst. Fertig, schon ist der Mitarbeiter eingeteilt.

Vorlagen

Du hast oft die gleichen Dienste pro Woche? Dann nutze einfach eine Vorlage für Deine Arbeitsbereiche. Einmal definiert, kannst Du diese Vorlage mit mit einem Klick für Deinen Dienstplan jede Woche wieder nutzen.

So einfach geht Dienstplanung.

Dienste melden / tauschen

Berücksichtige die Wünsche Deiner Mitarbeiter bei der Dienstplanung. Mitarbeiter können sich auf Dienste bewerben oder Dienste mit anderen Mitarbeitern tauschen.

Mitarbeiter Qualifikationen (Skills)

Damit die Erstellung Deines Dienstplanes noch leichter und sicherer wird, kannst Du für Deine Mitarbeiter Qualifikationen erstellen. (Z.B. Mitarbeiter "Koch, Karl" ist qualifiziert für den Arbeitsbereich "Küche".

Hast Du Dich mal vertan und einen Mitarbeiter dennoch einen falschen Arbeitsbereich zugewiesen, so warnt das automatische Warnsystem das etwas nicht stimmt. So hast Du stets den Überblick.

Auch auf Dienstebene kannst Du Qualifikationen hinterlegen. Z.B. Frühschicht benötigt unbedingt die Qualifikation X.

Soll/Ist Stunden

Timeos berücksichtigt bei der Dienstplanerstellung die Wochenarbeitstage Deiner Mitarbeiter und ebenfalls die entsprechenden Arbeitsstunden.

Die Übersicht zeigt Dir die Soll- und Ist-Stunden Deiner Mitarbeiter an. So hast Du stets eine Übersicht welche Mitarbeiter verfügbar sind.

Feiertage und Ferien

Damit Du bei Deiner Planung die Wünsche Deiner Mitarbeiter besser berücksichtigen kannst (z.B. Mitarbeiter A hat schulpflichtige Kinder), unterstützt Dich Timeos mit der Anzeige von regionalen Feiertagen und Ferienterminen. Diese werden dir zur Hilfe im Kalender angezeigt.

Automatische Erstellung

Mit einem Klick wird Dein Dienstplan mit den entsprechenden Mitarbeitern gefüllt. Dabei berücksichtigt Timeos die unterschiedlichen Qualifikationen der Mitarbeiter und die entsprechenden Arbeitsbereiche.

Hast Du ein Schichtsystem für Deine Mitarbeiter hinterlegt z.B: (früh, früh, spät, spät, frei) werden auch diese bei der automatischen Planung berücksichtigt. So stellst Du sicher, dass ein Mitarbeiter nur für die Dienste eingetragen wird die zu seinem Schichtsystem passen.

Dienst- und Schichtsysteme

Du benötigst unterschiedliche Schichtsysteme für Deine Mitarbeiter (Mitarbeiter A hat nur Frühschicht, Mitarbeiter B hat nur Spätschicht)?

Auch dies kannst Du in Timeos ganz einfach Abbilden. Unterschiedlicher Schichtsysteme wie z.B: (früh, früh, früh, spät, spät, etc.) lassen sich mit wenigen Klicks pro Mitarbeiter definieren.

Das automatische Plansystem berücksichtigt diese Schichtsysteme bei der Erstellung des Dienstplanes.

Automatisches Warnsystem

Unser Dienstplaner verfügt über ein umfassendes automatisches Warnsystem.

Dieses prüft Deinen Diestplan auf Unstimmigkeiten und zeigt diese direkt an. So hast Du stets den Überblick ob alles richtig geplant wurde.

Features dieses Systems sind z.B.:

  • Warnung bei Doppelbelegung (Mitarbeiter ist an einem Tag doppelt eingeteilt)
  • Gesetzlichen Vorschriften werden nicht eingehalten (z.B. Ruhezeiten)
  • Mitarbeiter wurde für Dienst eingeteilt, obwohl er abwesend ist (z.B. durch Urlaub / Krank / Dienstreise etc.)
  • Mitarbeiter wurde für Dienst eingeteilt, obwohl er dienstfrei hat

Gesetzliche Regelungen

Timeos berücksichtigt bei der Planung gesetzliche Vorgaben und Vorschriften wie z.B. Mindestruhe nach Nachtschichten.
Maximale Dienste die aufeinander folgen etc.

So musst Du Dir keine Gedanken machen, ob die gesetzliche Regelungen eingehalten werden.

Druck des Dienstplanes

Deinen Dienstplan kannst Du jederzeit ausdrucken oder als PDF speichern.
Die Listen können zusätzlich als Excel-Datei ausgegeben werden.

Diesen Plan kannst Du dann z.B. per Mail an Deine Mitarbeiter versenden.

Urlaubsverwaltung

Timeos verfügt über eine sehr umfangreiche Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Plane spielend leicht die Urlaub, Dienstreisen, Stellvertretungen oder andere Abwesenheiten Deiner Mitarbeiter, regionale Feiertage und Schulferien werden dabei berücksichtigt. All das kannst Du im Kalender mit einem Klick erstellen.

Definiere zudem eigene Abwesenheiten mit Benutzerfeldern.

Der integrierte Workflow hilft Dir bei der Antragsstellung und Genehmigung. So wird nach Antragsstellung erst der Vorgesetzte informiert, dieser kann dann den Antrag genehmigen oder ablehnen. Der Mitarbeiter erhält anschließend eine Mail über den Status.

Weitere Möglichkeiten in der Urlaubsverwaltung sind z.B.

  • Welcher Benutzer hat Zugriff auf welche Abteilung?
  • Wer darf Anträge erstellen, genehmigen oder stornieren?
  • Welcher Benutzer hat Zugriff auf den Dienstplan?

Die Abwesenheitsverwaltung wird so zum Kinderspiel.

Überstunden

Verwalte spielend leicht die Überstunden Deiner Mitarbeiter. Mit einem Klick im Kalender sind die Überstunden oder der Abbau von Überstunden im Kalender eingetragen.

Umfangreiche Auswertungen helfen Dir bei der Planung.

Antragsworkflow

Definiere für Deine Abwesenheiten wie Urlaub oder Dienstreise eigene Workflows, egal ob einfacher Antrag oder Mehrfachgenehmigung Timeos unterstützt Dich optimal bei der Antragsstellung und Genehmigung.

Für jeden Antrag kannst Du zusätzlich auch einen Stellvertreter definieren, so vermeidest Du Engpässe in den Arbeitsbereichen.

Nach Antragsstellung wird der entsprechende Vorgesetzte informiert und kann dem Antrag zustimmen oder ablehnen. Der Mitarbeiter erhält daraufhin eine Benachrichtigung (E-Mail) über den Status seines Antrags.

Abteilungen / Rollen

Auch das Abbilden einer Firmenstruktur auf Basis von Abteilungen ist super einfach.

Zu jeder Abteilung kannst Du zusätzlich Mitarbeiter Rollen definieren, diese helfen Dir dabei, welche Mitarbeiter in welcher Abteilung was darf. (z.B. Anträge erstellen, genehmigen, stornieren, etc.).

Arbeitszeitmodelle

Viele Deiner Mitarbeiter haben sicher unterschiedliche Arbeitstage und Arbeitszeiten. Mit Timeos kannst Du für jeden Mitarbeiter eigene Arbeitszeitmodelle (z.B. 3 Tage Woche / 5 Tage Woche) erstellen.

Bei der Urlaubs und auch bei der Dienstplanung werden diese berücksichtigt. So hast Du stets den Überblick welcher Mitarbeiter wann verfügbar ist.

Regelwerk

Ein umfangreiches Regelwerk hilft Dir Engpässe innerhalb der Abteilungen bei der Urlaubsplanung zu vermeiden.

Das Regelwerk umfasst u.a.:

  • Urlaubssperren
  • Mindestbesetzung
  • Maximale Abwesenheiten
  • Benachrichtigungsregeln
  • Gegenseitiger Urlaubsausschluss
  • Qualifikationsregeln
  • Genehmigungsregeln

Mobile App

Du kannst einfach die Timeos Mobile App nutzen um auch von Unterwegs immer über Deine Dienste informiert. zu sein.

Hier kannst Du z.B:

  • Dienste zur Übernahme für andere Mitarbeiter freigeben
  • Dich für einen Dienst melden
  • Dienste mit einem anderen Mitarbeiter tauschen
  • Dir einen Überblick Deiner Dienste im Kalender verschaffen
  • Dein aktuelles Stunden / Urlaubskonto einsehen

Jetzt bei Google Play Jetzt bei iTunes

Du möchtest TIMEOS gerne testen?

Jetzt kostenlos testen