FUNKTIONEN

Der Dienstplan

Die Dienstplanerstellung mit TIMEOS ist super einfach.
Definieren Sie einfach Ihre Arbeitsbereiche wie z.B. (Küche, Service, Backoffice etc.). und weisen die entsprechenden Mitarbeiter zu.

Unterschiedliche Dienste mit unterschiedlichen Zeiten (wie z.B. Früh von 08-12 Uhr oder Spät 14-22 Uhr) lassen sich ebenfalls ganz einfach abbilden.

Mit einem Klick wird der Dienstplan in die nächste Woche kopiert.

Die Übersichten

Unterschiedliche Übersichten helfen Ihnen bei der Erstellung des Dienstplanes.

TIMEOS bietet eine Vielzahl an Darstellungen wie z.B:

  • Wochenansicht
  • Ansicht nach Arbeitsbereich
  • Abteilungskalender mit Dienstübersicht
  • Jahreskalender des Mitarbeiters

Standorte

Unterschiedliche Standorte benötigen unterschiedliche Dienste und Arbeitsbereiche. Bilden Sie mit wenigen Klicks Ihre komplette Unternehmsstruktur mit Standorten und Abteilungen ab.

Berechtigungen

Für Ihre Mitarbeiter können Sie unterschiedliche Zugriffsberechtigungen (Wer hat auf welche Abteilung Zugriff?) erstellen. Ebenso können Sie steuern wer auf welchen Programmteil Zugriff hat (z.B. Dienstplan, Urlaub oder Auswertungen).

Damit die Bearbeitung der Zugriffe noch einfacher ist und Sie nicht für jeden Mitarbeiter die Berechtigungen einzeln erfassen müssen, können Benutzergruppen (z.B. Abteilungsleiter, Assistent) angelegt werden.

Mitarbeiter zuweisen

TIMEOS ist bei der Einteilung der Dienste absolut flexibel.

Ziehen Sie dazu einfach einen Mitarbeiter mit der Maus aus der Mitarbeiterliste in den entsprechenden Dienst. Fertig, schon ist der Mitarbeiter eingeteilt.

Vorlagen

Für Unternehmen die oft die gleichen Dienste pro Woche haben, bietet TIMEOS ein weiteres Hilfsmittel an, die sogenannten Vorlagen. Mit wenigen Klicks können so flexible Pläne für die Arbeitsbereiche erstellt werden.

Einmal definiert, können Sie diese Vorlage mit mit einem Klick für Ihren Dienstplan jede Woche wieder nutzen.

So einfach geht Dienstplanung mit dem TIMEOS Dienstplaner.

Dienste melden / tauschen

Berücksichtigen Sie die Wünsche Ihrer Mitarbeiter bei der Dienstplanung. Mitarbeiter können sich auf Dienste bewerben oder Dienste mit anderen Mitarbeitern tauschen.

Falls ein Mitarbeiter an einem bestimmten Tag seinen Dienst nicht wahrnehmen kann, kann er diesen freigeben und ein anderer Mitarbeiter springt für diesen Dienst ein.

Mitarbeiter Qualifikationen (Skills)

Damit die Erstellung Ihres Dienstplanes noch leichter und sicherer wird, können Sie für Ihre Mitarbeiter Qualifikationen erstellen. (Z.B. Mitarbeiter "Koch, Karl" ist qualifiziert für den Arbeitsbereich "Küche".

Haben Sie sich einmal vertan und einen Mitarbeiter dennoch einen falschen Arbeitsbereich zugewiesen, so warnt das automatische Warnsystem das etwas nicht stimmt. So haben Sie stet den Überblick.

Auch auf Dienstebene können Qualifikationen hinterlegt werden. Z.B. Frühschicht benötigt unbedingt die Qualifikation X.

Soll-/Plan Übersicht

TIMEOS berücksichtigt bei der Dienstplanerstellung die Wochenarbeitstage Ihrer Mitarbeiter und ebenfalls die entsprechenden Arbeitsstunden.

Die Übersicht zeigt Ihnen die Soll-, Plan- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter an. So haben Sie stets eine Übersicht welche Mitarbeiter verfügbar sind und noch eingeteilt werden können.

Feiertage und Ferien

Damit bei der Planung die Wünsche der Mitarbeiter besser berücksichtigen werden können (z.B. Mitarbeiter A hat schulpflichtige Kinder), unterstützt Sie TIMEOS mit der Anzeige von regionalen Feiertagen und Ferienterminen. Diese werden zur Hilfe im Kalender angezeigt.

Automatische Erstellung

Mit einem Klick wird Ihr Dienstplan mit den entsprechenden Mitarbeitern gefüllt. Dabei berücksichtigt TIMEOS die unterschiedlichen Qualifikationen der Mitarbeiter und die entsprechenden Arbeitsbereiche.

Falls ein Schichtsystem für einen Mitarbeiter hinterlegt wurde z.B: (früh, früh, spät, spät, frei) werden auch diese bei der automatischen Planung berücksichtigt. So wird sichergestellt, dass ein Mitarbeiter nur für die Dienste eingetragen wird die zu seinem Schichtsystem passen.

Dienst- und Schichtsysteme

TIMEOS bietet die Möglichkeit unterschiedliche Schichtsysteme für Ihre Mitarbeiter (Mitarbeiter A hat nur Frühschicht, Mitarbeiter B hat nur Spätschicht) anzulegen.

Mit wenigen Klicks lassen sich unterschiedlicher Schichtsysteme wie z.B: (früh, früh, früh, spät, spät, etc.) anlegen und für die Dienstplanung der Mitarbeiter nutzen. Dieses Schichtsystem kann dann z.B. für ein ganzes Jahr angewendet werden.

Das automatische Plansystem berücksichtigt diese Schichtsysteme bei der Erstellung des Dienstplanes.

Automatisches Warnsystem

TIMEOS verfügt über ein umfassendes automatisches Warnsystem für Dienste und Abwesenheiten.

Das Warnsystem prüft Ihren Diestplan auf Unstimmigkeiten und zeigt diese direkt an. So haben Sie stets den Überblick ob alles richtig geplant wurde.

Features dieses Systems sind z.B.:

  • Warnung bei Doppelbelegung (Mitarbeiter ist an einem Tag doppelt eingeteilt)
  • Gesetzlichen Vorschriften werden nicht eingehalten (z.B. Ruhezeiten)
  • Mitarbeiter wurde für Dienst eingeteilt, obwohl er abwesend ist (z.B. durch Urlaub / Krank / Dienstreise etc.)
  • Mitarbeiter wurde für Dienst eingeteilt, obwohl er dienstfrei hat

Gesetzliche Regelungen

TIMEOS berücksichtigt bei der Planung gesetzliche Vorgaben und Vorschriften wie z.B. Mindestruhe nach Nachtschichten.
Maximale Dienste die aufeinander folgen etc.

So müssen Sie sich keine Gedanken machen, ob die gesetzliche Regelungen eingehalten werden.

Druck des Dienstplanes

Ihren Dienstplan können Sie jederzeit ausdrucken oder als PDF speichern.
Die Listen können zusätzlich als Excel-Datei ausgegeben werden.

Der Ausdruck kann z.B. in einer Wochenansicht, Monatsansicht erstellt werden. Ebenfalls möglich ist eine Zusammenfassung der Dienste und Abwesenheiten.

Diesen Plan können Sie dann per Mail an Ihre Mitarbeiter versenden. Oder Sie nutzen direkt die Benachrichtigung aus dem Dienstplan heraus.

ICal Kalenderdaten (z.B: Google Kalender, Exchange Kalender)

  • Mitarbeiterkalender
  • Der Dienstplan eines Mitarbeiters kann im iCal Format z.B. für die Nutzung als Google-Kalender freigegeben werden.
  • Abteilungskalender
  • Der Kalender einer Abteilung kann im iCal-Format für die Nutzung als Google-Kalender, im Handy oder Exchange-Server genutzt werden.

Urlaubsverwaltung

TIMEOS verfügt über eine sehr umfangreiche Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Planen Sie spielend leicht die Urlaub, Dienstreisen, Stellvertretungen oder andere Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter, regionale Feiertage und Schulferien werden dabei berücksichtigt. All das kann im Kalender mit einem Klick erstellt werden.

Definiere Sie zudem eigene Abwesenheiten mit Benutzerfeldern.

Der integrierte Workflow hilft bei der Antragsstellung und Genehmigung. So wird nach Antragsstellung erst der Vorgesetzte informiert, dieser kann dann den Antrag genehmigen oder ablehnen. Der Mitarbeiter erhält anschließend eine Mail über den Status.

Weitere Möglichkeiten in der Urlaubsverwaltung sind z.B.

  • Welcher Benutzer hat Zugriff auf welche Abteilung?
  • Wer darf Anträge erstellen, genehmigen oder stornieren?
  • Welcher Benutzer hat Zugriff auf den Dienstplan?

Die Abwesenheitsverwaltung wird so zum Kinderspiel.

Überstunden

Verwalten Sie spielend leicht die Überstunden Ihrer Mitarbeiter. Mit einem Klick im Kalender sind die Überstunden oder der Abbau von Überstunden im Kalender eingetragen.

Umfangreiche Auswertungen helfen bei der Planung.

Antragsworkflow

Definiere Sie für Ihre Abwesenheiten wie Urlaub oder Dienstreise eigene Workflows, egal ob einfacher Antrag oder Mehrfachgenehmigung TIMEOS unterstützt Sie optimal bei der Antragsstellung und Genehmigung.

Für jeden Antrag können zusätzlich auch Stellvertreter definiert werden, so werden Engpässe in den Arbeitsbereichen vermieden.

Nach Antragsstellung wird der entsprechende Vorgesetzte informiert und kann dem Antrag zustimmen oder ablehnen. Der Mitarbeiter erhält daraufhin eine Benachrichtigung (E-Mail) über den Status seines Antrags.

Abteilungen / Rollen

Auch das Abbilden einer Firmenstruktur auf Basis von Abteilungen ist super einfach.

Zu jeder Abteilung können zusätzlich Mitarbeiter Rollen definiert werden. Diese helfen dabei, welche Mitarbeiter in welcher Abteilung was dürfen. (z.B. Anträge erstellen, genehmigen, stornieren, etc.).

Arbeitszeitmodelle

Viele Ihrer Mitarbeiter haben sicher unterschiedliche Arbeitstage und Arbeitszeiten. Mit TIMEOS können die Arbeitszeiten flexibel pro Mitarbeiter definiert werden (z.B. 3 Tage Woche / 5 Tage Woche) etc.

Bei der Urlaubs und auch bei der Dienstplanung werden diese berücksichtigt. So haben Sie stets den Überblick welcher Mitarbeiter wann verfügbar ist.

Regelwerk

Ein umfangreiches Regelwerk hilft Ihnen Engpässe innerhalb der Abteilungen bei der Urlaubsplanung zu vermeiden.

Das Regelwerk umfasst u.a.:

  • Urlaubssperren
  • Mindestbesetzung
  • Maximale Abwesenheiten
  • Benachrichtigungsregeln
  • Gegenseitiger Urlaubsausschluss
  • Qualifikationsregeln
  • Genehmigungsregeln

Zeiterfassung

Jedes Unternehmen, wie z.B. Gastrobetrieb, Arzt, Kindertagesstätte oder Industriebetrieb benötigt heutzutage einen genauen Stundennachweis der Arbeitnehmer.

In TIMEOS haben wir eine Zeiterfassung implementiert, die Ihnen hilft immer die Arbeitszeiten Ihrer Arbeitnehmer im Blick zu haben.

Die Zeiterfassung in TIMEOS kann automatisch Buchungen anhand der Kalendereinträge erstellen. Alternativ kann auch die Stempeluhr verwendet werden.

Eine Liste der Zeiteinträge der Benutzer mit Datum und Dauer hilft Ihnen die Übersicht zu behalten. Die Einträge werden nach der Bestätigung in die „Soll-/Ist Liste“ übertragen.

Soll-/Ist Auswertung

Die Soll-Ist Auswertung hilft Ihnen immer einen Überblick über die Sollzeiten, Planzeiten und Istzeiten Ihrer Mitarbeiter zu haben.

Zusätzlich lassen sich in dieser Liste Zuschläge wie Feiertags- oder Nachtzuschläge anzeigen.

Abwesenheiten wie Urlaub, Krank, Dienstreise etc. werden in der Auswertung ebenfalls berücksichtigt.

Eine Ausgabe der Auswertung als PDF oder im Excel-Format für eine weitere Verarbeitung ist ebenfalls möglich.

Stempeluhr

Mit Hilfe der integrierten Stempeluhr in der TIMEOS Zeiterfassung können Sie die Arbeitszeiten Ihre Mitarbeiter erfassen.

Die Nutzung der Stempeluhr kann auf verschiedene Weise genutzt werden:

  • Direkt nach der Anmeldung als Link in TIMEOS
  • Als externe URL aufrufbar (z.B. ein Computer oder iPad steht im Empfang)

Mitarbeiter führen hier ihre Buchung wie z.B. "Kommen", "Gehen" usw. durch.

Das integrierte Warnsystem von TIMEOS informiert Sie, sobald ein Mitarbeiter z.B. eine Buchung nicht abgeschlossen hat. (Beispiel: Mitarbeiter hat am Abend nicht "ausgestochen" und seine "Gehen"-Buchung vergessen).

Stundenliste

Die Stundenliste in der TIMEOS Zeiterfassung zeigt Ihnen minutengenau die Zeiteinträge der Mitarbeiter in einem Excel-Format an.

Diese Auswertung können Sie dann als Vorbereitung z.B. für die Lohnabrechnung nutzen, oder Ihren Steuerberater weiterleiten.

Lohnberechnung

Mit Hilfe der Soll-/Ist Auswertung können Sie eine Auswertung der Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter erstellen.

Zusätzlich können die Stundenlöhne Ihren Mitarbeitern definiert werden. In der TIMEOS Zeiterfassung kann diese Auswertung als Hilfsmittel für die Lohnabrechnung genutzt werden. So haben Sie stets einen Überblick über Ihre aktuellen Lohnkosten eines Mitarbeiters.

Mobile App

Die TIMEOS Smartphone App bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, sowohl für die Dienstplanung, wie auch für die Urlaubsplanung.

Mit der TIMEOS App werden Sie auch Unterwegs immer über den Dienstplanstatus, sowie Urlaubsanträge etc. informiert.

Hier einige Features der TIMEOS App:

  • Einen Urlaubsantrag per Smartphone stellen
  • Dienste zur Übernahme für andere Mitarbeiter freigeben
  • Sich für einen Dienst melden
  • Dienste mit einem anderen Mitarbeiter tauschen
  • Sich einen Überblick über die Dienste im Kalender verschaffen
  • Die aktuelle Stunden oder das Urlaubskonto einsehen

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