Gute Gründe für intelligente Dienstplanung

Zeitersparnis beim Dienstplan erstellen

Jeder, der in einem Büro gearbeitet hat und schon mal einen Dienstplan erstellen musste, kennt es: die Notizzettel bzw. To-Do Listen gehen verloren, Besprochenes wird nicht eingehalten oder die Handschrift von Mitarbeitern ist schwer zu entziffern.
Hierbei zeigt sich, dass die händische Erstellung eines Zeitplanes wesentlich mehr Zeit benötigt, als viele vielleicht denken mögen.
Mit einer Excel-Tabelle ist es nicht anders, gerade, wenn nur der Personalmitarbeiter, der die Dienstpläne erstellt, darauf Zugriff hat.
Mit einer Software, wie Timeos, erhält Ihr Betrieb eine erhebliche Zeitersparnis bei der Personalplanung.
Zusätzlich steigert sie die Unternehmenseffizienz deutlich, da der Dienstplan zentral ist und für jeden der Arbeitnehmer zugänglich ist.

Zentrale Planung von Urlaub, Abwesenheit, Schichten & Abläufe

Irgendwann kommt der Zeitpunkt in einer Firma, wo es wichtig wird, wie die einzelnen Abläufe als auch Schichten im letzten Jahr oder anderen Jahren verlaufen sind.
Alleine um zu wissen, wie viel Personal an wichtigen Feiertagen, wie Weihnachten oder Ostern, eingesetzt wurden.
Ordner zu wälzen kann nicht nur umständlich sein, sondern auch einiges an Zeit in Anspruch nehmen.
Eine digitale Übersicht in Form einer Datenbank ist einfacher, denn selbstverständlich können vergangene Dienstpläne mit der Software Timeos archiviert werden.

Einfacher Weg für die Mitarbeiter mit Dienstplan erstellen

Ihre Arbeitnehmer benötigen kürzere Wege, denn wer Wunscharbeitszeiten auf Papier liefert, verliert immer Zeit,
sowohl das Personal als auch der Planer. Es muss sogar etwas Zeit dafür verbraucht werden, um den ausgedruckten Dienstplan anzuschauen.
Der komfortablere Weg ist dabei sicherlich die Dienstpläne digital und überall zur Verfügung zu haben.
Im Netz kann sich das Personal auf einer datengeschützten Webseite anmelden, ihre Dienstpläne einsehen, als auch Arbeitszeiten notieren.
Darüber hinaus bietet Timeos eine spezifische App seiner Software an, mit dieser ist es noch leichter via Smartphone seinen Dienst einzusehen.
Der einfache Mitarbeiterzugang ist also in jedem Fall eine gute Sache, schließlich sind die Dienstpläne jederzeit einsehbar als auch nachvollziehbar.
Missverständnisse werden schon im Vorfeld vermieden, da jeder seine Wunscharbeitszeiten eintragen kann und direkt sieht, ob dieses Datum noch frei wäre.

Leichte Umsetzung bei Änderungen

Mit ein paar einfachen Klicks lassen sich tarifliche oder sonstige Veränderungen schnell in das System einbinden.
Des Weiteren errechnet die Software Timeos zum Dienstplan erstellen automatisch alle Daten, wodurch viel Schreibarbeit eingespart wird.
Ohnehin ist das Programm leicht sowie intuitiv zu bedienen.
Planer kann sich zügig in die Software einarbeiten.
Sollten dennoch Probleme auftauchen, steht Ihnen das kompetente Timeos-Team jederzeit telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung.

Kostenfaktor wir eingeschränkt

Durch die vorher genannten Gründe können Sie jetzt nachvollziehen, wieso Ihr Unternehmen eine enorme Kostenersparnis mithilfe von Dienstplan Software erhält.
Die Arbeitseffizienz Ihres Personals als auch des Planers kann umfangreich gesteigert werden, da für jeden und zu jeder Zeit die Pläne sichtbar sind.
Zudem lassen sich die Dienstpläne jederzeit aktualisieren, ohne alles händisch neu schreiben zu müssen.

Dienstplanerstellung mit TIMEOS

An dieser Stelle möchten wir Ihnen aufzeigen, wie einfach die Erstellung des Dienstplanes mit der Software Timeos ist.
Zunächst einmal kann festgelegt werden, wie die einzelnen Arbeitsbereiche aussehen.
Danach werden die einzelnen Mitarbeiter und deren Schichten zugewiesen.
Dabei können natürlich Frühschichten, Mittelschichten oder Spätschichten mit unterschiedlichen Zeitangaben angegeben sein.
Spielend leicht kann der Planer mit nur einem Klick, den gesamten Dienstplan auf die darauffolgende Woche kopieren.

Wie funktioniert es?

Ihr Personaler bekommt von Timeos unterschiedliche Übersichten zur Verfügung gestellt, dadurch ist Dienstplan noch leichter zu erstellen.

• Wochenansicht
• Monatsansicht
• Ansicht nach Arbeitsbereich
• Abteilungskalender mit Dienstübersicht
• Jahreskalender der Arbeitnehmer

1. Standorte, Mitarbeiter & Berechtigungen

Es ist selbstverständlich, dass verschiedene Standorte, ebenso unterschiedliche Arbeitsbereiche als auch Dienste aufweisen.
Mit Timeos ist es mit wenigen Klicks möglich, darauf individuell zu reagieren.
Zusätzlich lässt sich die komplette Struktur des Unternehmens inklusiver aller Standorte abbilden.
Ebenso können Dienste absolut flexibel eingebunden werden, dafür zieht man den entsprechenden Arbeitnehmer mit der Maus in die entsprechende Dienstzeit.
Es ist zudem möglich verschiedene Zugriffsberechtigungen zu verteilen.
Schließlich sollen nur die Mitarbeiter aus der gleichen Abteilung sehen, wie es um ihre Arbeitszeiten steht und nicht den vollen Zugriff auf sämtliche Arbeitsbereiche haben.
Außerdem kann der Planer kontrollieren, welcher Programmteil für welchen Arbeitnehmer freigegeben ist.
Zum Beispiel dürfen bestimmte Arbeitnehmer nur auf den Dienstplan schauen oder ihn auch bearbeiten?
Dürfen sie eigenständig den Urlaub eintragen oder sogar an Auswertungen teilnehmen?
Natürlich ist es auch möglich Benutzergruppen anzulegen und den jeweiligen Gruppen unterschiedliche Berechtigungen erteilen, wie beispielsweise die Einteilung in Abteilungsleiter, Assistenten oder normale Mitarbeiter.

2. Dienste melden & tauschen

Dienstplan erstellen mit der Software Timeos ist ebenso für Ihre Arbeitnehmer von Vorteil,
damit lassen sich effizient Wünsche der Beschäftigten berücksichtigen ohne die mühselige Abgabe von Zetteln.
Bei Dienstplanungsphase können sich die Mitarbeiter auf bestimmte Arbeitszeiten zunächst einmal nur bewerben oder gegebenenfalls mit jemand anderem tauschen.
Den schlussendlichen Dienstplan bestimmt natürlich weiterhin der Planer.
Hat dieser sich irgendwo vertan und einen Arbeitnehmer falsch zugewiesen, erkennt das automatische Warnsystem diesen Fehler.
Schnell ist der Fehler vom Planer korrigiert und der Dienstplan erstellt.
Es ist außerdem möglich Mitarbeitern bestimmte Qualifikationen zu zuweisen, die beispielsweise dafür benötigt werden, um in der Frühschicht arbeiten zu können.
Das Warnsystem reagiert selbstverständlich auch bei Zuteilungsfehler.

3. Soll-& /Ist-Stunden

Die Wochenarbeitstage als auch die Arbeitsstunden der Arbeitnehmer wird von der Dienstplan Software Timeos ebenfalls berücksichtigt.
Eine Übersicht zeigt dem Planer die Soll- und Ist-Stunden der einzelnen Mitarbeiter an.
So ist es leichter zu erfassen, welcher Arbeitnehmer noch verfügbar ist

4. Ferien & Feiertage

Wenn einer oder mehrere Ihrer Mitarbeiter schulpflichtige Kinder haben, dann wollen die Arbeitnehmer an den wichtigen Feiertagen gerne zu Hause zu sein, um Zeit mit der Familie zu verbringen.
Der Planer kann die entsprechenden Wünsche stets im Auge behalten sowie berücksichtigen, da Timeos die regionalen Feiertage als auch Ferienzeiten jederzeit anzeigt.
Das ist in der Praxis außerordentlich nützlich.

5. Überstunden- & Urlaubsverwaltung

Timeos erlaubt es dem Planer die Urlaubs-, Stellvertretungs- oder Dienstreiseplanung spielend leicht zu bearbeiten.
Ebenso können die Überstunden sowie der Überstundenabbau übersichtlich in die Planung der Dienste mit einbezogen werden.

6. Arbeitszeitmodelle & Abteilungen

Nicht alle Mitarbeiter haben die gleichen Arbeitstage sowie Arbeitszeiten, jedoch mithilfe von Timeos kann jedem ein individuelles Arbeitszeitmodell zugewiesen werden, zum Beispiel ob derjenige eine 3 oder 5 Tage Woche im Unternehmen arbeitet.
Neben dem Dienstplan erstellen hat die Software von Timeos ebenfalls die Möglichkeit die komplette Firmenstruktur mit deren Abteilungen abzubilden.
Zudem kann der Planer jedem Arbeitnehmer Ihres Unternehmens bestimmte Rollen zuweisen.
Vielleicht dürfen nur bestimmte Mitarbeiter Anträge erstellen oder Arbeitszeiten stornieren oder sogar den Planer bei seiner Aufgabe unterstützen.

7. Automatische Erstellung

Mit nur einem Klick kann der Planer den Dienstplan erstellen.
Timeos berücksichtigt die unterschiedlichen Qualifikationen der Arbeitnehmer sowie die jeweiligen Abteilungen.
Unterschiedliche Schichtsysteme können ebenfalls leicht abgebildet werden.
Egal ob Früh-, Mittel-, oder Spätschicht mit wenigen Klicks, lässt sich alles definieren.
Das automatische Plansystem von Timeos wird das Schichtsystem erkennen und einarbeiten.

8. Druck des Dienstplanes

Es ist jederzeit möglich, den Dienstplan auszudrucken oder als PDF abzuspeichern.
Zusätzlich können alle Listen als Excel-Datei ausgegeben werden.
So wäre es beispielsweise denkbar den erstellten Dienstplan als Anhang per E-Mail an die Mitarbeiter zu versenden, um auf Veränderungen aufmerksam zu machen.

Dienstplan erstellen – Automatisches Warnsystem & gesetzliche Regelungen

Dienstplan erstellen mit TIMEOS hat den großen Vorteil, dass das Programm über ein umfassendes sowie automatisches Warnsystem verfügt.
Dieses überprüft bereits bei der Erstellung des Dienstplanes ob Unstimmigkeiten auftauchen.
Für den Planer Ihres Unternehmens ist es eine erhebliche Arbeitserleichterung, da ihm die Fehler direkt angezeigt werden.
Einige der Features haben wir hier für Sie zusammengefasst:

• Warnung bei Doppelbelegung (Mitarbeiter ist an einem Tag doppelt eingeteilt)
• Gesetzlichen Vorschriften werden nicht eingehalten (z.B. Ruhezeiten)
• Mitarbeiter wurde für Dienst eingeteilt, obwohl er abwesend ist (z.B. durch Urlaub / Krank / Dienstreise etc.)
• Mitarbeiter wurde für Dienst eingeteilt, obwohl er dienstfrei hat

Ebenso berücksichtigt das Timeos Programm gesetzliche Regelungen sowie Vorschriften.
Zum Beispiel, ob die Mindestruhe bei Nachschichten beim Dienstplan erstellen eingehalten wurde.

Timeos mobile App

Des Weiteren lässt sich noch die Mobile App von Timeos hervorheben.
Eine Besonderheit, die nicht jede Dienstplan Software auf dem Markt anbietet.
Der Planer kann jederzeit, sogar von zu Hause aus, den Dienstplan erstellen.
Die Mitarbeiter haben ebenfalls Zugriff auf die App und brauchen nicht extra die Webseite von Timeos aufrufen.
Vorteile der App für die Mitarbeiter (Auszüge):

• Dienste zur Übernahme für andere Mitarbeiter freigeben
• Für einen Dienst melden
• Dienste mit einem anderen Mitarbeiter tauschen
• Überblick über die Dienste im Kalender verschaffen
• Den aktuelles Stunden / Urlaubskonto einsehen

Fazit zur online Erstellung des Dienstplanes

Viele Punkte sprechen für eine Anschaffung einer Dienstplan Software.
Empfehlenswert ist in jedem Fall das Programm Timeos, da es vielen Funktionen hat und ebenso eine App-Version davon existiert, auf die jeder Mitarbeiter zurückgreifen kann.
Erleichtern Sie Ihrem Planer die Arbeit, indem er zur Erstellung des Dienstplanes die Software Timeos nutzt.
Für Ihr Unternehmen erspart die digitalisierte Dienstplanerstellung einiges an Zeit als auch Kosten.